Samenvatting
Brand management software is software die je merkmateriaal op één plek bewaart en bepaalt wie het mag gebruiken, uploaden en goedkeuren. Voor een klein marketingteam is merkconsistentie vooral een bestandsprobleem, geen strategieprobleem. Een Digital Asset Management (DAM) systeem met rollen en een goedkeurstap lost dat op zonder zwaar platform.
TL;DR
- Onder brand management software vallen vier soorten tools, en maar één daarvan beheert het merkmateriaal zelf.
- Merkinconsistentie ontstaat meestal doordat het verkeerde bestand sneller te vinden is dan het goede.
- Rollen, een goedkeurstap en een eigen Set per partnergroep houden je merk consistent zonder zwaar IT project.
- Een zwaarder platform loont pas bij veel merken, talen en lokale afdelingen die zelf uitingen maken.
Zoek je op brand management software, dan krijg je tools voor merkstrategie, tools die merkvermeldingen volgen en platforms voor beeldmateriaal door elkaar. Dat verklaart waarom twee marketeers met dezelfde zoekopdracht heel verschillende demo's te zien krijgen.
Als marketing manager herken je het probleem waarschijnlijk uit de praktijk. Een bureau levert een campagne op met het logo van twee huisstijlen terug. Een franchisenemer zet een verouderde productfoto in een folder. En niemand kan met zekerheid zeggen welke map nu de goede is. Merkconsistentie hangt dan niet af van betere richtlijnen, maar van de juiste bestanden bij de juiste mensen op het juiste moment.
Hieronder lees je welke soorten brand management software er bestaan, waar het in de praktijk misgaat, wat een DAM daaraan doet en wanneer een zwaarder platform wel de betere keuze is.
Wat is brand management software en welke soorten bestaan er?
Brand management software is een verzamelnaam voor tools die je helpen je merk te beheren en consistent uit te dragen. In de praktijk vallen er vier soorten onder, en elke soort lost een ander probleem op.
| Soort tool | Wat het doet | Past bij deze situatie |
|---|---|---|
| Merkrichtlijnen en strategie | Legt vast hoe je merk eruitziet en klinkt: logogebruik, kleuren, toon | De richtlijnen bestaan niet of zijn verouderd |
| Brand asset management (DAM met brand portal) | Bewaart goedgekeurd merkmateriaal centraal en regelt wie het mag zien, uploaden en goedkeuren | Materiaal staat verspreid en teams of partners hebben steeds het juiste bestand nodig |
| Sjablonen en designautomatisering | Laat teams of partners zelf uitingen maken binnen vaste kaders | Lokale afdelingen of dealers maken regelmatig eigen advertenties of folders |
| Merkmonitoring | Volgt waar en hoe je merk online voorkomt | Je wilt weten wat er over je merk wordt gezegd, los van je eigen bestanden |
Cocoon valt in de tweede rij. Je bewaart, beheert en deelt merkmateriaal, met rollen en een goedkeurstap. Heb je vooral sjablonen of monitoring nodig, kijk dan eerst naar tools die daar specifiek voor zijn gebouwd. Voor een marketingteam van een paar mensen is de tweede rij vaak waar het acute probleem zit, omdat de richtlijnen er meestal al zijn en alleen niet bij de juiste mensen aankomen.
Waar gaat merkconsistentie in de praktijk mis?
Onze stelling: merkinconsistentie ontstaat zelden doordat mensen je huisstijl niet kennen. Het ontstaat doordat het verkeerde bestand makkelijker te vinden is dan het goede.
Het oude logo staat nog in een mail van vorig jaar en in een WeTransfer link die niemand heeft ingetrokken. Het nieuwe staat in een map op de gedeelde schijf, die alleen de ingewijden kennen. Een bureau dat haast heeft, pakt wat het als eerste vindt. Bij een rebranding of een nieuw seizoen met veel assets groeit dit probleem snel, juist omdat er dan meer partijen tegelijk materiaal nodig hebben.
Je kunt het met een eenvoudige test controleren. Vraag drie collega's om het huidige logo te zoeken en mee te sturen. Komen ze niet bij hetzelfde bestand uit, dan heb je geen richtlijnenprobleem maar een bestandsprobleem, en dan helpt een extra pdf met huisstijlregels niet.
Hoe houd je een merk consistent met een DAM?
Een Digital Asset Management (DAM) systeem houdt je merk consistent door drie dingen te regelen: wie bij welk materiaal mag, wat zichtbaar wordt na controle en welke partner bij welke bestanden komt. Zo ziet dat er in Cocoon uit.
Rollen bepalen wie wat mag
In Cocoon werk je met drie rollen: beheerder, manager en gebruiker. De beheerder regelt de structuur en de rechten, de manager beheert een onderdeel zoals een merk of vestiging, en de gebruiker haalt alleen op wat voor hem of haar is vrijgegeven. Daardoor kan een collega niet per ongeluk een eigen versie van het logo tussen het goedgekeurde materiaal zetten.
Goedkeuren voordat iets zichtbaar wordt
Met de goedkeurmodule worden nieuw geüploade bestanden pas zichtbaar nadat een beheerder ze heeft goedgekeurd. Je stelt dit per gebruiker in. Een afgekeurd bestand verdwijnt niet: de aanleveraar ziet het terug met de reden van afkeuring, zodat de volgende upload wel klopt. De beheerder keurt per bestand of in bulk goed of af. Bij een klein team dat zelf al het materiaal aanlevert kun je de stap overslaan. Zodra bureaus, afdelingen of partners zelf mogen uploaden, is hij een eenvoudig vangnet tegen fouten.
Een eigen Set per partnergroep
Externe partijen, zoals bureaus en franchisenemers, krijgen meestal de gebruikersrol, met toegang tot precies die ene Set en niet tot de rest. Een franchisenemer ziet dan alleen de actuele productfoto's en promotiematerialen, een bureau alleen het campagnemateriaal waar het mee werkt. Hoe je dat voor extern gebruik inricht, lees je in ons artikel over een brand portal kiezen. Meer over de oplossing zelf vind je op de pagina over de Cocoon brand portal.
Wanneer is een zwaarder platform wel de betere keuze?
Een zwaarder platform is de betere keuze als je met veel merken, meerdere talen en lokale afdelingen werkt die zelf uitingen produceren. Dan heb je uitgebreide workflows en sjablonen nodig, en een lichtere DAM komt daar niet altijd aan toe. Grote, internationale merkorganisaties hebben die behoefte vaker dan een marketingteam van een paar mensen.
Zo'n platform vraagt wel inrichtingstijd en onderhoud. Zit er niemand in je team die het bijhoudt, dan loopt het materiaal alsnog uit de pas, alleen nu in een zwaarder systeem. Onze vuistregel: werk je met één merk of een handvol merken, en met partners die vooral bestanden nodig hebben, dan zijn rollen, een goedkeurstap en een eigen Set per partnergroep ruim voldoende.
Wat heb je nodig om te beginnen?
Een eerste opzet vraagt geen groot project. Dit heb je nodig:
- Verzamel het actuele merkmateriaal: logo's, productfoto's, sfeerbeelden en huisstijldocumenten. Leg verouderde versies apart, zodat ze niet meer als keuze op tafel liggen.
- Bepaal per merk of afdeling wie beheerder is en wie manager.
- Maak een eigen Set voor elke partnergroep, bijvoorbeeld een voor bureaus en een voor franchisenemers.
- Beslis voor welke gebruikers een goedkeurstap geldt. Externe uploaders en nieuwe collega's zijn de logische eerste kandidaten.
- Stop met het mailen van bestanden en verwijs partners vanaf dag één naar de portal.
Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Tarieven zijn aan te vragen via onze tarievenpagina. Met een proefaccount probeer je de inrichting daarna zelf uit.
Tot slot
Brand management software is een breed begrip, en het loont om eerst te bepalen welk van de vier problemen je hebt. Zit het probleem in verspreide en verouderde bestanden, dan is het antwoord een centrale plek met rollen, goedkeuring en toegang per partnergroep. Begin met de logotest bij drie collega's. Het resultaat vertelt je meteen waar je moet beginnen.
Wil je zien hoe dit er in Cocoon uitziet? Vraag een gratis proefaccount aan en richt je eerste Set in.