Samenvatting

De goedkeurmodule van Cocoon zorgt dat nieuw geüploade bestanden pas zichtbaar worden nadat een beheerder ze heeft goedgekeurd. Dit voorkomt dat verkeerd geformatteerde, dubbele of niet-passende bestanden zomaar tussen het goedgekeurde materiaal terechtkomen, zonder dat de beheerder daarvoor elke upload zelf hoeft te initiëren.

TL;DR

• De goedkeurmodule zorgt dat nieuw geüploade bestanden pas zichtbaar worden nadat een beheerder ze heeft goedgekeurd.
• Een afgekeurd bestand verdwijnt niet: het blijft zichtbaar voor de aanleveraar, samen met de reden van afkeuring.
• De module is per gebruiker apart in te stellen via een rechtenstructuur, in slechts een paar stappen.
• Vion Food Group gebruikt de goedkeurmodule om zelf de regie te houden over materiaal vanuit meerdere afdelingen en divisies.

Waarom een goedkeurmodule?

In Cocoon is het mogelijk om bestanden eerst te laten goedkeuren voordat ze beschikbaar zijn voor gebruik binnen de organisatie. Dit helpt om overzicht te bewaren, juist op het moment dat meerdere collega's zelfstandig materiaal aanleveren. De goedkeurmodule is per gebruiker apart in te stellen via een rechtenstructuur, en biedt een aantal directe voordelen ten opzichte van bestanden die zonder controle direct live gaan:

• Minder verkeerd geformatteerd of dubbel materiaal dat per ongeluk voor de rest van de organisatie toegankelijk wordt.
• Directe feedback aan de aanleveraar, zodat een volgende aanlevering meteen goed is.
• Overzicht voor de beheerder over wat er per gebruiker wordt aangeleverd, voordat het live staat.

Een concreet voorbeeld: een collega maakt beelden voor social media, maar deze zijn niet in de juiste verhouding aangeleverd. De beheerder keurt het bestand af en geeft in het opmerkingenveld aan waar het beeld wel aan moet voldoen, zodat de volgende aanlevering wél in één keer goed is.

Wat gebeurt er met een afgekeurd bestand?

Een afgekeurd bestand verdwijnt niet, maar blijft zichtbaar voor de gebruiker die het heeft aangeleverd, samen met de reden van afkeuring. Zo weet diegene precies wat er moet veranderen voordat een nieuwe poging wordt goedgekeurd: een andere beeldverhouding, een ontbrekend logo, of simpelweg een bestand dat al in een andere Set aanwezig is. Dat scheelt heen-en-weer mailen over wat er precies mis was.

Hoe stel je de goedkeurmodule in?

Het instellen kost slechts een paar stappen per gebruiker:

• Open het gebruikersaccount waarvoor je de goedkeurmodule wilt inschakelen.
• Schakel de goedkeurstap in bij de rechten van deze gebruiker.
• Wijs eventueel een specifieke beheerder toe die de goedkeuringen voor deze gebruiker afhandelt.

Vanaf dat moment worden bestanden van deze gebruiker na het uploaden eerst goedgekeurd voordat ze zichtbaar worden binnen Cocoon. Dit proces kun je herhalen voor alle relevante gebruikers, of direct instellen bij het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount.

Zo werkt het voor de gebruiker

Na het uploaden ontvangt de gebruiker een melding dat het bestand eerst goedgekeurd moet worden. Het bestand verschijnt automatisch bij de beheerder in de goedkeurmodule, waar deze het per bestand of in bulk kan goedkeuren of afkeuren. Ook is er een overzicht per gebruiker beschikbaar, handig zodra meerdere mensen tegelijk materiaal aanleveren.

Vion Food Group: controle houden bij groei

Vion Food Group, actief vanuit meerdere vestigingen in Nederland en Duitsland, koos bewust voor Cocoon nadat verschillende DAM-oplossingen waren vergeleken. Een van de redenen: de mogelijkheid om als organisatie zelf de regie te houden over wat er met materiaal gebeurt, ook wanneer content vanuit meerdere afdelingen en divisies binnenkomt.

"Het betekent het einde van de versnippering van content. Iedereen kan altijd en overal bij alle relevante content. Dit scheelt ons veel tijd en geld."

Saskia Hoepman
Vion Food Group

Wanneer is een goedkeurmodule vooral nuttig?

Niet elke organisatie heeft evenveel baat bij een goedkeurstap. Bij een klein team dat zelf alle materiaal aanlevert, kan het net zo goed zonder. Zodra meerdere afdelingen, vestigingen of externe partners zelf mogen uploaden, wordt het risico op inconsistent of onjuist materiaal groter, en is een goedkeurstap juist waardevol:

• Meerdere afdelingen of vestigingen leveren zelfstandig materiaal aan.
• Externe partners of freelancers krijgen uploadrechten binnen een specifieke Set.
• Je wilt garanderen dat alleen correct geformatteerd materiaal live gaat.

Alles onder controle

Met de goedkeurmodule bespaar je tijd in het managen van digitale marketingmaterialen, en behoud je als beheerder altijd het overzicht over wat er binnen de organisatie wordt gedeeld, zonder dat je zelf continu hoeft mee te kijken bij elke upload. De tijd die eerder ging naar het achteraf corrigeren van verkeerd aangeleverd materiaal, gaat zo naar het voorkomen ervan.

Benieuwd hoe de goedkeurmodule voor jouw organisatie werkt? Vraag een demo aan, of neem contact op met een van onze consultants.