Samenvatting

Een brand portal is een centrale, beveiligde omgeving waarin je eigen team en externe partijen alleen bij het meest recente, goedgekeurde merkmateriaal kunnen. Het verschil met een gewone gedeelde map of beeldbank zit in de rollen en rechten: wie mag uploaden, wie geeft goedkeuring voordat iets zichtbaar wordt, en wie mag alleen downloaden. Een brand portal is de juiste keuze zodra meerdere mensen buiten je eigen team met je merkmateriaal werken, of dat nu raadsleden zijn bij een gemeente of dealers bij een commercieel bedrijf. Werkt alleen je eigen team ermee, dan is een eenvoudigere opzet vaak al genoeg.

TL;DR

• Een brand portal is DAM-software met rollen, rechten en vaak een goedkeurstap, gebouwd voor situaties waarin ook mensen buiten je eigen team met je materiaal werken.
• Overheidsorganisaties en commerciële marketingteams lopen tegen bijna hetzelfde probleem aan: verspreid materiaal en externe partijen die snel, veilig toegang nodig hebben.
• Niet elke organisatie heeft een zware, dure oplossing nodig: kijk naar het aantal externe partijen en het risico van een verkeerd bestand, niet naar de bekendheid van je merk.
• Reken op een basisopzet van rollen plus eventueel een enkele module; de meeste teams draaien binnen een paar dagen.

Een collega stuurt de verkeerde productfoto naar een journalist. Een franchisenemer gebruikt nog het logo van voor de laatste huisstijlwijziging. Een raadslid vraagt om een foto voor een persbericht en niemand weet meer in welke map die staat. Dit zijn geen uitzonderingen, het zijn de dagelijkse gevolgen van beeldmateriaal dat verspreid staat over Drive, Sharepoint, WeTransfer links en de laptop van een oud-collega.

Een brand portal lost dit op door merkmateriaal op één centrale plek te zetten, met rollen die bepalen wie wat mag zien, uploaden en goedkeuren. Dat klinkt eenvoudig, en dat is precies het punt: de meeste organisaties hebben geen ingewikkeld systeem nodig, ze hebben vooral structuur nodig die nu ontbreekt.

De vraag is niet zozeer of je een brand portal nodig hebt, maar welke opzet past bij jouw situatie. Daar gaat de rest van dit artikel over: wat een brand portal precies is, waarom heel verschillende organisaties tegen hetzelfde probleem aanlopen, en waar je op let bij het kiezen.

Wat is een brand portal precies?

Een brand portal is een afgeschermde omgeving waarin merkmateriaal, zoals logo's, productfoto's en huisstijldocumenten, centraal staat en waarin toegang per rol is geregeld. Dat is het verschil met een gedeelde map of een eenvoudige beeldbank: in een brand portal leg je vooraf vast wie mag uploaden, wie een goedkeuring moet geven voordat iets zichtbaar wordt voor anderen, en wie alleen mag downloaden wat al is vrijgegeven.

In de praktijk richt Cocoon dit in met drie rollen: beheerder, manager en gebruiker. De beheerder regelt de structuur en rechten, de manager beheert een specifiek onderdeel zoals een merk of vestiging, en de gebruiker haalt alleen op wat voor hem of haar is vrijgegeven. Externe partijen, zoals bureaus of franchisenemers, krijgen meestal de gebruikersrol: toegang tot precies dat ene mapje of die ene Set, zonder dat ze bij de rest kunnen. Meer weten over hoe dat er in Cocoon uitziet? Bekijk de Cocoon brand portal oplossing.

Waarom overheid en commerciële teams tegen hetzelfde probleem aanlopen

Het is verleidelijk om te denken dat een brand portal vooral iets is voor grote, bekende merken. In de praktijk lijkt het probleem van een gemeentelijke communicatieadviseur verrassend veel op dat van een marketing manager bij een commercieel bedrijf: materiaal dat verspreid staat over verschillende systemen, en externe partijen die daar snel en veilig bij moeten kunnen zonder dat een collega telkens tijd kwijt is aan opzoeken en versturen. Bij een gemeente zijn dat raadsleden, pers en partnerorganisaties. Bij een commercieel bedrijf zijn dat bureaus, franchisenemers en resellers.

Het verschil zit niet in het probleem zelf, maar in wat er op het spel staat. Bij een gemeente raakt een verkeerd of verouderd beeld al snel aan de AVG en het portretrecht. Bij een commercieel bedrijf gaat het vaker over merkinconsistentie: een oud logo in een advertentie, of een productfoto die niet meer klopt. Beide situaties zijn reden genoeg om rollen en rechten vast te leggen in plaats van te vertrouwen op een mailtje of een link die na een paar dagen verloopt.

Brand portal of gewoon een betere DAM: wat is het verschil?

Een brand portal is geen apart product naast Digital Asset Management, het is DAM-software die je specifiek inricht op extern gebruik: rollen voor mensen buiten je eigen team, een duidelijke structuur per merk of vestiging, en vaak een goedkeurstap voordat iets naar buiten gaat. Zonder die externe kant heb je gewoon een beeldbank voor intern gebruik, en dat is voor veel teams ook prima.

De vraag die marketingmanagers ons het vaakst stellen is of dit niet vooral iets is voor grote merken met een zwaar IT-budget. Dat beeld klopt niet. Een zware, dure DAM-oplossing met complexe workflows is voor de meeste teams overkill: het kost tijd om in te richten en nog meer tijd om te onderhouden. Bij Cocoon zien we dat het grootste risico bij het kiezen van een brand portal niet is dat een team te weinig functies kiest, maar dat het een systeem koopt met functies die nooit worden gebruikt, waardoor niemand het meer bijhoudt.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een brand portal?

Vijf punten bepalen in de praktijk of een brand portal bij je past, ongeacht of je bij een gemeente, een non-profit of een commercieel bedrijf werkt:

• Aantal externe partijen. Werk je structureel met bureaus, franchisenemers, pers of partnerorganisaties, dan heb je rollen en rechten nodig. Werkt alleen je eigen team met het materiaal, dan is een lichtere beeldbank vaak genoeg.
• Goedkeuring vooraf of achteraf. Moet iemand een blik werpen op materiaal voordat het zichtbaar wordt voor externen, of is achteraf corrigeren acceptabel voor jouw organisatie?
• AVG en portretrecht. Werk je met foto's van mensen, dan moet je kunnen aantonen dat toestemming geregeld is en dat ingetrokken beelden ook echt verdwijnen, niet alleen uit één map maar overal.
• Hosting in Nederland. Voor overheidsorganisaties is dit vaak een harde eis bij de securitytoets, voor commerciële teams meestal een geruststelling.
• Implementatietijd. Een systeem dat weken kost om in te richten, wordt zelden het systeem dat mensen daadwerkelijk gebruiken.

Wat kost een brand portal, en wat heb je nodig om te beginnen?

Bij Vitility, leverancier van producten die dagelijkse activiteiten makkelijker maken, gebruikt de marketingafdeling Cocoon om toeleveranciers, dealers, wederverkopers, pers en de eigen interne afdelingen te voorzien van actuele product- en sfeerfoto's, promotiemateriaal en instructievideo's.

"Momenteel voorziet Cocoon dagelijks zo'n 65 actieve gebruikers van de juiste en actuele marketingmaterialen. We hebben momenteel zo'n 3.000 bestanden online en dit aantal groeit eigenlijk iedere dag."

Marketingafdeling
Vitility

Dat aantal gebruikers en bestanden laat precies zien waarom rollen en structuur vanaf het begin schelen: bij een handjevol bestanden merk je nauwelijks verschil tussen een gedeelde map en een brand portal, bij duizenden bestanden en tientallen gebruikers wel.

De meeste teams beginnen met het Cocoon Startpakket: één beheerder, drie managers en vijftig gebruikersaccounts. Voor een team met een handvol merken of vestigingen is dat ruim voldoende om te beginnen, uitbreiden kan later. Er zijn ook Cocoon modules die je alleen toevoegt zodra je ze nodig hebt.

Tot slot

Een brand portal is uiteindelijk niets ingewikkelds: het is de plek waar je materiaal eigenlijk al zou moeten staan, met rollen die vastleggen wie wat mag. Of je nu bij een gemeente werkt die raadsleden en pers moet bedienen, of bij een commercieel bedrijf met franchisenemers en bureaus, de vraag is niet of structuur nodig is, maar wanneer je die instelt. Hoe langer je wacht, hoe meer bestanden er verspreid raken en hoe lastiger het wordt om dat weer recht te trekken.

Benieuwd of een brand portal bij jouw organisatie past? Vraag een gratis proefaccount aan en ontdek zelf hoe snel je rollen en rechten kunt inrichten.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens, Beveiliging van persoonsgegevens: onderbouwt waarom toestemming en het daadwerkelijk verwijderen van ingetrokken beelden aantoonbaar geregeld moet zijn bij foto's van mensen.
• NCSC, Basisprincipes voor digitale veiligheid: onderbouwt het advies om toegang op basis van rollen in te richten, zoals toegepast op de rollen beheerder, manager en gebruiker.