Samenvatting
Een goed alternatief voor WeTransfer is een centrale plek waar bestanden één keer staan en je een link deelt. Daarmee houd je grip op versies, rechten en toestemming. WeTransfer blijft prima voor een eenmalige verzending aan één persoon. Zodra je bestanden hergebruikt of met meerdere externe partijen deelt, past een Digital Asset Management (DAM) systeem met brand portal beter.
TL;DR
- Een transfer verstuurt een kopie, een DAM bewaart één bron waar je naar linkt.
- Voor een eenmalig groot bestand aan één persoon blijft WeTransfer de snelste keuze.
- Bevatten je beelden herkenbare mensen, dan wil je weten wie welk bestand ontving en waar het staat.
- Begin klein: verhuis eerst de bestanden die je het vaakst opnieuw verstuurt.
Je zoekt het logo van vorig jaar. In je mail zit een bijlage, in Downloads staat een zip en ergens in je berichten staat een link van WeTransfer die niet meer werkt. Welke versie is nu de goedgekeurde?
Het probleem is zelden WeTransfer zelf, maar dat een tijdelijke verzending de enige plek is geworden waar een bestand staat.
Communicatieteams en marketingmanagers kennen dit patroon: beeldmateriaal verspreid over mailbijlagen, schijven en oude transferlinks, terwijl pers, partners en bureaus steeds de nieuwste bestanden nodig hebben. Hieronder lees je wanneer WeTransfer voldoende is, wat een alternatief moet kunnen en hoe je stap voor stap overstapt.
Is WeTransfer een slechte keuze om bestanden te delen?
Nee. WeTransfer is handig om één groot bestand eenmalig bij één persoon te krijgen, zonder dat jij of de ontvanger iets hoeft in te richten. Voor die situatie hoef je niet over te stappen.
Het wordt lastig zodra een transfer meer moet doen dan leveren. Een transfer is een levering: je stuurt een kopie, de link vervalt en niemand weet later nog welke versie wie ontving. Een DAM is een bibliotheek: het bestand staat één keer op een vaste plek en jij bepaalt wie erbij mag.
Wat gaat er mis als transferlinks je bestandsbeheer worden?
Elke verzending is een kopie. Pas je een logo aan, dan blijven de oude kopieën bij ontvangers, in mailboxen en op laptops rondzwerven. Een partner gebruikt dan een verouderde versie en jij merkt dat pas als de campagne al loopt.
Dan is er de privacykant. Foto's met herkenbare mensen zijn persoonsgegevens onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Stuur je ze via een externe dienst, dan verwerkt die dienst ze namens jou en hoort daar doorgaans een verwerkersovereenkomst bij (artikel 28 AVG). Ook moet je kunnen aantonen dat toestemming is geregeld, en een verstuurde kopie haal je niet meer terug.
Bij Cocoon blijven alle mediabestanden binnen Nederland, bij Iron Mountain in Haarlem en DigitalOcean in Amsterdam. Toegang regel je centraal met rechten per gebruiker en een standaard verwerkersovereenkomst ligt klaar. Meer over wat dat in de praktijk inhoudt staat bij de functionaliteiten van Cocoon.
Welk alternatief voor WeTransfer past bij jouw situatie?
Dat hangt af van hoe vaak hetzelfde bestand terugkomt. Onze vuistregel: de tweede keer dat je hetzelfde bestand verstuurt, hoort het in een centrale bibliotheek. Voor eenmalig werk blijft een transferdienst de snelste weg.
| Situatie | Transferdienst zoals WeTransfer | DAM met brand portal |
|---|---|---|
| Eenmalig groot bestand naar één persoon | Snel verstuurd, zonder inrichting | Kan, maar meer opzet dan nodig is |
| Hetzelfde bestand opnieuw nodig | Opnieuw zoeken en opnieuw versturen | Link opnieuw delen, het bestand staat al klaar |
| Nieuwe versie van een logo | Oude kopieën blijven bij ontvangers rondzwerven | Je past het bestand op één plek aan |
| Wie mag het bestand zien | Toegang loopt via de link die je verstuurt | Rechten per gebruiker of groep, centraal ingesteld |
| Pers en partners die steeds de nieuwste bestanden nodig hebben | Elke keer een nieuwe verzending | Zij halen bestanden zelf op in een portal |
| Opslaglocatie | Controleer dit bij de leverancier | Binnen Nederland bij Cocoon |
De winst zit dus niet in het verzenden, maar in wat er daarna gebeurt. Deel je vooral met externe partijen zoals pers, bureaus of franchisenemers, dan is een brand portal de logische tussenstap. Lees daarover meer in ons artikel over een brand portal kiezen of op de pagina over de Cocoon brand portal.
Zo stap je over van losse transfers naar één bron
Je hoeft niet alles in één keer te verhuizen. Begin met de bestanden die je het vaakst opnieuw verstuurt, want daar zit de meeste winst.
- Zoek uit welke bestanden je het vaakst opnieuw verstuurt, zoals logo's, productfoto's en huisstijlbestanden.
- Kies per bestand de goedgekeurde versie en laat de rest los.
- Zet die versie op één centrale plek, met duidelijke namen of tags.
- Stel rechten in per groep: collega's, bureaus, pers.
- Deel voortaan een link, geen kopie, en laat oude transferlinks gewoon vervallen.
Waar let je op bij het kiezen van een alternatief?
Zet deze vragen naast elke leverancier die je overweegt:
- Waar staan je bestanden, en blijven ze binnen Nederland of de EU?
- Kun je rechten per gebruiker en per groep instellen, zonder dat dat een IT-project wordt?
- Is er een verwerkersovereenkomst beschikbaar, en hoe snel kun je die krijgen?
- Kunnen externe partijen zelf bestanden ophalen, zodat jij ze niet hoeft te mailen?
- Is er ondersteuning in het Nederlands?
Vraag ook wat er bij uitbreiding bijkomt, bijvoorbeeld voor extra modules. Tarieven van Cocoon zijn aan te vragen via onze tarievenpagina.
Tot slot
Een transferdienst verstuurt, een DAM bewaart. Houd WeTransfer voor wat het goed doet en zet de bestanden die steeds terugkomen op één plek waar je kunt zien wie erbij mag.
Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk de Digital Asset Management software van Cocoon of laat het ons laten zien: Cocoon demo aanvragen.
Bronnen
- Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), EUR-Lex: de officiële tekst waarop de uitleg over persoonsgegevens en de verwerkersovereenkomst (artikel 28) rust.