Samenvatting
Brand assets zijn alle goedgekeurde bestanden waarmee je merk zichtbaar wordt: logo's, foto's, video's en huisstijldocumenten. Voor een marketingteam met bureaus en partners gaan ze niet kwijt door slordigheid, maar doordat kopieën sneller rondgaan dan het origineel. Beheer ze centraal, met één goedgekeurde versie per bestand en toegang per groep.
TL;DR
- Een brand asset is elk goedgekeurd bestand dat je merk uitdraagt, van logo tot productfoto.
- Bestanden raken zoek op vijf plekken: mailbijlagen, transferlinks, laptops, bureaus en partners.
- Begin met de bestanden die partners het vaakst opvragen en bouw van daaruit uit.
- Een Digital Asset Management (DAM) systeem geeft elke groep eigen toegang en laat jou bepalen welke versie actueel is.
Stel: een bureau vraagt om het logo en drie productfoto's voor een campagne die over twee dagen live moet. Jij weet dat er een nieuwe versie van het logo bestaat. Maar de oude zit nog in een mailbijlage die sneller te vinden is dan de map waar het goede bestand staat.
Veel marketingteams herkennen dit. Logo's staan op Google Drive, productfoto's in een WeTransfer link van vorig seizoen en de sfeerbeelden op de laptop van een collega die is vertrokken. Het echte probleem is dat niemand zeker weet welke bestanden goedgekeurd zijn.
In dit artikel lees je wat brand assets precies zijn, op welke plekken ze zoekraken en hoe je ze centraal beheert zonder er een groot project van te maken.
Wat zijn brand assets?
Brand assets zijn alle bestanden waarmee je merk herkenbaar wordt, nadat iemand ze heeft goedgekeurd voor gebruik. Dat gaat verder dan het logo. In de praktijk vallen er vier soorten onder, elk met een eigen risico.
| Soort | Voorbeelden | Wie vraagt er vaak om | Wat er vaak misgaat |
|---|---|---|---|
| Logo's en huisstijlelementen | Logo in meerdere kleuren en formaten, iconen, lettertypen | Bureaus, drukkers, partners | Na een rebranding blijft de oude versie in omloop |
| Foto's | Productfoto's, sfeerbeelden, portretten | Pers, webwinkels, dealers | Dezelfde foto bestaat in meerdere formaten en niemand weet welke de juiste is |
| Video en animatie | Bedrijfsfilm, instructievideo's, social clips | Sales, partners, eigen team | Grote bestanden gaan via losse links rond |
| Documenten | Huisstijlhandboek, presentaties, brochures | Nieuwe collega's, bureaus | Een verouderde pdf wordt nog steeds doorgestuurd |
Het woord goedgekeurd doet het werk. Een foto op een laptop is een bestand. Pas als iemand heeft bepaald dat hij mag worden gebruikt, is het een brand asset. Zonder die beslissing kun je niets beheren, want er is dan niets om te beheren.
Waar raken brand assets in de praktijk kwijt?
Brand assets raken kwijt op vijf plekken, en op alle vijf gebeurt hetzelfde: er ontstaat een kopie buiten je beheer.
De eerste plek is de mailbijlage. Een logo dat ooit is meegestuurd, blijft jaren vindbaar in de inbox van een bureau of leverancier. De tweede is de transferlink. Een link naar een grote video wordt doorgestuurd naar mensen die jij nooit hebt gekozen, en je weet niet meer wie het bestand heeft. De derde is de laptop. Vertrekt een collega, dan verdwijnt een map met sfeerbeelden die nergens anders staat.
De vierde en vijfde plek zijn het lastigst, omdat ze buiten je eigen organisatie liggen. Een bureau bewaart een eigen kopie van je logo en gebruikt die voor het volgende project. Een dealer downloadt één keer de productfoto's en gebruikt ze nog als het assortiment allang is veranderd. Een nieuwe huisstijlmail lost dat niet op: de oude bestanden zijn al uitgedeeld.
Een nuttige maat is op hoeveel plekken hetzelfde logo staat. Hoe lager dat getal, hoe kleiner de kans op een verkeerde uiting. Hoe je dit test met drie collega's, lees je in ons artikel over brand management software.
Wat verandert er als je brand assets centraal beheert?
Bij centraal beheer is er één plek met de goedgekeurde versie. Iedereen haalt bestanden daar zelf op, in plaats van ze per mail te ontvangen. Het verschil zie je het best bij een organisatie met veel externe partijen.
Vitility, leverancier van producten voor het dagelijks leven die in meer dan 800 winkels liggen, werkt zo. Volgens de case van Vitility voorziet de marketingafdeling toeleveranciers, dealers, wederverkopers, pers en interne afdelingen via Cocoon van product- en sfeerfoto's, promotiemateriaal en instructievideo's. Het gaat om zo'n 65 actieve gebruikers per dag en ongeveer 3.000 bestanden. De marketingafdeling zegt zelf: “Het enige waar wij als beheerder voor zorgen, is dat het meest actuele materiaal online beschikbaar is en dat gebruikers toegang hebben tot de voor hen relevante bestanden.”
Wat ons daaraan opvalt, is de taakverdeling. De beheerder bewaakt wat actueel is. Gebruikers zoeken zelf, en kiezen volgens de case bijvoorbeeld tussen een bestand in hoge of lage resolutie voor drukwerk of een nieuwsbrief. Het marketingteam is geen helpdesk meer voor bestanden.
Hoe richt je brand assets in voor partners en bureaus?
Een centrale plek inrichten kost minder tijd als je klein begint. Onze stelling: begin met de bestanden die partners en bureaus het vaakst opvragen. Alles uploaden wat je ooit hebt gemaakt kan later.
- Inventariseer wat er is. Loop de vijf plekken uit de vorige sectie langs en verzamel de logo's, foto's en documenten die nu in gebruik zijn.
- Kies per bestand de goedgekeurde versie. Leg oude versies apart, zodat ze niet meer als keuze op tafel liggen.
- Geef bestanden tags, bijvoorbeeld op product of campagne, zodat iemand ze vindt zonder de mappenstructuur te kennen.
- Maak een Set per groep, zoals bureaus, dealers en pers. Elke groep ziet dan alleen wat voor hem bedoeld is. Hoe dat werkt, zie je op de pagina over de Cocoon brand portal.
- Verwijs partners vanaf nu naar die ene plek en stop met het mailen van bestanden.
Rollen en een goedkeurstap voor externe uploaders werken we uit in het artikel over brand management software. Tarieven zijn aan te vragen via onze tarievenpagina.
Wanneer volstaat een gedeelde schijf nog?
Een gedeelde schijf volstaat zolang één of twee mensen alle bestanden aanleveren en er geen externe partijen bij hoeven. De schijf is al aanwezig, er is geen nieuwe tool nodig en een strakke mappenstructuur met één eigenaar houdt het lang overzichtelijk.
De grens ligt bij toegang. Zodra bureaus, dealers of pers zelf bestanden nodig hebben, ga je mappen losknippen of links versturen. Dan ontstaan de kopieën weer. Een DAM systeem is daarvoor gebouwd. Wat dat is en voor wie het zin heeft, lees je in ons artikel wat is DAM software.
Hoe zit het bij overheid en brancheorganisaties?
Voor een gemeente, waterschap of brancheorganisatie geldt hetzelfde principe, met twee extra punten. Externe partijen zoals pers en partnerorganisaties willen snel bij beeld kunnen, zonder gedoe met accounts. En bij foto's met herkenbare personen moet je kunnen aantonen dat toestemming is geregeld, volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een bestand dat je niet meer kunt terugvinden, kun je ook niet intrekken.
Tot slot
Brand assets beheren begint met een beslissing: welke versie is de goede. Daarna gaat het erom dat iedereen die ene versie ophaalt in plaats van een kopie te ontvangen. Tel vandaag op hoeveel plekken jouw huidige logo staat, en begin met de tien bestanden die partners het vaakst vragen.
Wil je zien hoe dat er in Cocoon uitziet? Vraag een gratis proefaccount aan en richt je eerste Set in.