Samenvatting

Bij een branche- of kennisorganisatie draait het opzetten van een beeldbank om de aanlevering, niet om de techniek. Leden, onderzoekers en fotografen leveren beeld aan zonder vaste afspraken. Regel daarom eerst een poort: vier vaste gegevens per bestand, één redacteur die controleert en een goedkeuring voordat iets voor anderen zichtbaar wordt.

TL;DR

• Bij een organisatie met leden en onderzoekers komt beeld van buiten binnen. Daar gaat het mis, niet bij de mappenstructuur.
• Vraag bij elk bestand vier dingen: onderwerp, maker, toestemming en bedoeld gebruik.
• Laat nieuw materiaal pas zichtbaar worden na goedkeuring door één vaste redacteur met een vervanger.
• Uploadt een klein team alles zelf, dan is een poort overbodig.

Je krijgt een mail van een lid met zes foto's van een regiobijeenkomst, in drie formaten en zonder namen. Een dag later stuurt een onderzoeker een figuur voor de website, in een bestand dat definitief_v3 heet. En de fotograaf van het jaarcongres heeft nog niet laten weten waarvoor je zijn beelden mag gebruiken.

Een branche- of kennisorganisatie werkt met beeld uit veel verschillende handen, en die handen kun je niet voorschrijven hoe ze moeten werken. Wie een beeldbank wil opzetten voor zo'n organisatie, regelt daarom eerst de aanlevering en pas daarna de mappen.

De algemene volgorde, van zoekvragen tot uitrol, staat in ons stappenplan voor het inrichten van een beeldbank. Dit artikel gaat over wat er anders is als een deel van je materiaal van buiten komt: wie aanlevert, wat je van hen vraagt en wie beslist wat erin mag.

Waarom is de aanlevering het lastigste deel van het opzetten van een beeldbank?

Omdat je de aanleveraars niet in dienst hebt. Je eigen communicatieteam houd je aan één tagset en één naamgeving. Een lid, een gastonderzoeker of een externe fotograaf volgt jouw regels alleen als die makkelijk zijn en onderweg worden afgedwongen. Zonder poort bepaalt de snelste uploader de kwaliteit van je hele beeldbank.

De tabel laat zien wie typisch wat aanlevert en waar het meestal misgaat. Zie het als werkindeling die je voor je eigen organisatie aanpast, niet als vaste lijst.

Welke vier gegevens vraag je bij elke aanlevering?

Vraag bij elk bestand vier dingen: waar gaat het over, wie is de maker, is er toestemming van de mensen op het beeld en waarvoor mag je het gebruiken. Vraag je meer, dan haken aanleveraars af. Vraag je minder, dan kun je later niets meer aantonen.

Het onderwerp is in één regel wat er te zien is en waar. Daar bouw je tags op, en het is wat een collega over een jaar zoekt. De maker hoort erbij omdat je bij elk beeld moet kunnen uitleggen van wie het is. Bij een onderzoeksfiguur is dat een afdeling of een onderzoeker, bij een foto de fotograaf.

Vraag naar toestemming zodra er herkenbare mensen op staan: ja, nee of nog niet bekend, en tot wanneer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt dat je toestemming kunt aantonen en dat intrekken even makkelijk is als geven. Hoe je dat vastlegt, lees je in ons artikel over toestemming voor beeldmateriaal vastleggen en intrekken.

Het bedoelde gebruik is de laatste vraag: alleen intern, ook voor de pers, of ook voor drukwerk. Een foto die een lid voor de nieuwsbrief stuurt, is daarmee niet vanzelf geschikt voor een campagne.

Wie beslist wat er in de beeldbank komt?

Eén vaste redacteur, met een vervanger. Ons advies is stelliger dan je misschien verwacht: laat niemand zonder poort uploaden, ook je eigen collega's niet in de eerste maanden. Een extra klik voor de redacteur kost minder dan het opruimen van honderden bestanden zonder maker of toestemming. De redacteur hoeft geen vakinhoud te beoordelen. Die kijkt alleen of de vier gegevens kloppen en of het bestand al in de beeldbank staat.

Wijs ook een vervanger aan. Bij organisaties met vrijwilligers en wisselende projectteams verdwijnt de kennis over waar iets staat vaak samen met de persoon die het wist.

Een poort kost ook doorlooptijd, en dat moet je niet wegpraten. Uploadt een klein team al het materiaal zelf, dan heb je hem niet nodig. Hij gaat pas lonen zodra meerdere afdelingen, leden of externe partijen zelf aanleveren. Kies dan een redacteur met tijd. Een poort waar een bestand een week blijft liggen, leert aanleveraars om hem te omzeilen.

Wat levert het op om vooraf te rubriceren?

Aanleveren met vier gegevens voelt als extra werk. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) ordent beeld voor persberichten en educatief materiaal met tags. In de klantcase van HHNK bij Cocoon zegt de organisatie over die inspanning:

“Het is even een klus om alle foto’s uit de organisatie te uploaden en correct te rubriceren, maar daarna ontstaat alleen maar tijdwinst. Onze foto’s zijn snel en overzichtelijk terug te vinden en we weten precies wat we gedeeld hebben met wie.”

HHNK beschrijft het rubriceren van bestaand materiaal. Voor een organisatie met aanleveraars van buiten geldt hetzelfde principe, met één verschil: vraag je de gegevens bij de aanlevering, dan doe je die klus één keer per bestand, op het moment dat de maker nog weet wat erop staat. Achteraf rubriceren betekent zoeken naar iemand die het nog weet.

Dat laatste is onze redenering, geen uitkomst uit de case.

Hoe richt je zo'n poort in met Cocoon?

In Cocoon stel je per gebruiker in dat geüploade bestanden eerst door een beheerder worden goedgekeurd. Pas daarna zijn ze zichtbaar voor anderen. De beheerder keurt per bestand of in bulk goed of af en ziet per gebruiker wat er is aangeleverd.

Een afgekeurd bestand verdwijnt niet. De aanleveraar blijft het zien, samen met de reden van afkeuring. Zo weet een lid meteen wat er mist, en gaat de volgende aanlevering in één keer goed. Hoe dat werkt, staat in onze uitleg over de goedkeurmodule van Cocoon.

Combineer de goedkeuring met sets: externe partners of freelancers krijgen uploadrechten binnen een specifieke set, zodat hun uploads in een afgebakend deel van de beeldbank landen. De vier gegevens vraag je via je aanleverafspraak en je tags. De goedkeuring zorgt dat niemand eromheen kan.

Wat regel je voordat de eerste externe partij aanlevert?

Met deze lijst nodig je de eerste groep aanleveraars uit:

• Een redacteur en een vervanger, met namen.
• De vier gegevens op één pagina of in één aanleverlijst die leden en onderzoekers kunnen invullen.
• Een tagset die op één A4 past, ook voor je eigen team.
• Per aanleveraar een gebruiker met goedkeuring ingeschakeld en uploadrechten in de juiste set.
• Een afspraak over hoe snel de redacteur reageert, zodat aanleveren niet blijft hangen.
• Eén groep om mee te beginnen, bijvoorbeeld de leden die nu de meeste mail sturen.

Tot slot

Bij een organisatie met leden en onderzoekers is een beeldbank zo goed als de afspraken bij de poort. Vraag vier gegevens, laat één redacteur controleren en maak goedkeuring de standaard voor wie van buiten aanlevert. Dan hoef je later niet uit te zoeken wie een bestand maakte en waarvoor het mocht.

Benieuwd hoe zo'n poort er in Cocoon uitziet? Vraag een gratis proefaccount aan en probeer het met materiaal van je eigen leden of onderzoekers.

Bronnen

• Algemene verordening gegevensbescherming op EUR-Lex: onderbouwt dat je toestemming moet kunnen aantonen en dat intrekken even makkelijk moet zijn als geven (artikel 7, lid 1 en 3).