Samenvatting
Een digital asset manager is de persoon die binnen een communicatieteam of marketingteam de bestanden beheert: structuur, rechten, toestemming en opruimen. Het is een rol, geen systeem. Kleine teams hebben er geen fulltime functie voor nodig, wel een eigenaar met mandaat en vaste tijd. Zodra veel mensen en externe partijen meewerken, groeit die rol uit tot een eigen functie.
TL;DR
- De rol bestaat uit vijf terugkerende klussen: structuur bewaken, rechten beheren, toestemming vastleggen, opschonen en collega's helpen.
- Een fulltime digital asset manager is voor de meeste communicatieteams en marketingteams te veel. Een eigenaar met mandaat en een vast beheermoment is dat niet.
- In de trajecten die wij zien, begint het initiatief bij communicatie of marketing, niet bij inkoop.
- Het systeem bepaalt hoeveel handwerk er overblijft: hoe meer het afdwingt, hoe lichter de rol.
Het begint vaak met een vraag in het teamoverleg: wie houdt eigenlijk bij welke foto's we nog mogen gebruiken? Een collega kijkt naar zijn koffie, een ander zegt dat het er een beetje bij zit. Dat laatste is meestal het probleem.
Zoek je op digital asset manager, dan krijg je vacatures, softwarepagina's en uitleg door elkaar. Dat komt omdat dezelfde term een persoon en een systeem kan betekenen. Voor een communicatieteam of marketingteam dat een beheerder zoekt of juist wil voorkomen, is dat onhandig.
De rol bestaat in elke organisatie, ook als niemand hem zo noemt. De vraag is hoeveel ervan een eigen functie moet worden. Dit artikel loopt de taken langs, geeft ons standpunt en eindigt met een stappenplan om de rol in te richten.
Wat is een digital asset manager: een functie of een systeem?
Een digital asset manager is een persoon die de digitale bestanden van een organisatie beheert: foto's, video's, logo's en huisstijldocumenten. Het systeem waarin die bestanden staan heet Digital Asset Management (DAM) software. De naam wordt voor allebei gebruikt.
Als eigen functie zie je de digital asset manager vooral bij organisaties met grote bibliotheken en veel merken of markten. Bij de communicatieteams en marketingteams waar wij mee praten, is het zelden een eigen baan. Daar ligt de rol bij een collega, naast andere taken. Wil je eerst begrijpen wat het systeem zelf doet, lees dan onze uitleg over wat DAM software is.
Wat doet een digital asset manager op een gewone werkweek?
Vooral onderhoud, en weinig dat opvalt. Het werk is te verdelen in vijf klussen die elke week terugkomen, in wisselende verhouding.
| Klus | Wat het inhoudt | Wat er gebeurt als niemand het doet |
|---|---|---|
| Structuur bewaken | Tags, sets en mappen consistent houden | Zoeken levert ruis op en bestanden worden dubbel geüpload |
| Rechten beheren | Bepalen wie uploadt, wie downloadt en wie alleen meekijkt, ook voor pers en partners | Te veel mensen zien te veel, of de juiste mensen komen er niet bij |
| Toestemming vastleggen | Per foto met herkenbare mensen noteren wat is toegestaan en tot wanneer | Niemand weet zeker of een beeld nog gebruikt mag worden |
| Opschonen | Verouderde logo's en afgelopen campagnes archiveren | Oude versies blijven circuleren bij bureaus en partners |
| Collega's helpen | Nieuwe gebruikers inwerken en vragen beantwoorden | Mensen vallen terug op mail en losse links |
De eerste inrichting vraagt de meeste aandacht, daarna wordt het onderhoud. Tijd gaat vooral zitten in de klussen waar een mens oordeelt: is deze foto nog actueel, mag dit bureau dit beeld zien? Een systeem met statistieken laat bovendien zien welke bestanden nooit worden opgehaald, en daarmee wat je kunt opruimen.
Heeft jouw team een digital asset manager nodig?
Ons standpunt: de rol altijd, een eigen functie meestal pas later. Een team dat niemand aanwijst, laat het werk liggen tot het misgaat. Een team dat een fulltime beheerder aanstelt voor een overzichtelijke bibliotheek, betaalt voor een dagtaak die er niet is.
Het onderscheid zit in mandaat, niet in uren. Een eigenaar die niet mag bepalen hoe collega's taggen of wie toegang krijgt, kan niets afdwingen. Daarom hoort er bij de aanwijzing een duidelijke opdracht en een vast moment in de agenda. De tabel hieronder laat zien hoe wij dat per situatie zouden invullen.
| Situatie | Wat past | Waarom |
|---|---|---|
| Klein team, enkele externe partijen | Eén eigenaar met een vast beheermoment per week | Het werk is onderhoud, geen dagtaak |
| Meerdere afdelingen die zelf uploaden | Eén eigenaar plus een aanspreekpunt per afdeling | Structuur breekt op de grens tussen teams |
| Veel externe partijen, zoals pers, dealers of franchisenemers | Een beheerder met ruimte voor rechten en toestemming | Elke partij heeft eigen toegang en eigen vragen |
| Meerdere merken, talen of markten met grote bibliotheken | Een eigen digital asset manager | Pas hier groeit het werk uit tot een dagtaak |
Een kleine eerlijkheid hierbij: dit is een inschatting uit onze ervaring met communicatieteams en marketingteams, geen vaste drempel. Heb je twijfel tussen twee rijen, kies dan de lichtste en kijk na een kwartaal of het werk is blijven liggen.
Wie trekt het traject in de praktijk?
Meestal degene die straks de beheerder wordt. In de trajecten van Cocoon begint het initiatief bij gemeenten altijd bij het communicatieteam. Inkoop sluit later aan en start het traject nooit zelf. Bij commerciële organisaties neemt het marketingteam diezelfde rol.
Dat verandert wat je van de beheerder vraagt. Bij gemeenten en waterschappen komt er een toets op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de beveiliging bij. Wordt onze standaard verwerkersovereenkomst direct geaccepteerd, dan is die in 1 tot 2 weken rond. Zijn aanvullende voorwaarden nodig, dan duurt het 1 tot 2 maanden. De contactpersoon in die screening is bijna altijd dezelfde persoon als de latere beheerder, dus reken die tijd mee in zijn of haar agenda.
Zo richt je de rol in, in vier stappen
Je hebt geen vacature nodig om te beginnen. Je hebt een naam, een opdracht en een afspraak nodig.
- Kies een eigenaar met mandaat. Iemand die mag bepalen hoe er getagd wordt en wie toegang krijgt, en dat ook van haar of zijn leidinggevende hoort.
- Leg rechten en rollen vast. Wie uploadt, wie downloadt, wie alleen kijkt. Schrijf het op, ook voor externe partijen.
- Bepaal tags en structuur. Kies een korte set vaste tags voordat de eerste bestanden binnenkomen. Achteraf herstructureren kost meer tijd.
- Plan een vast beheermoment. Eén blok per week in de agenda van de eigenaar, om op te schonen, toestemming te controleren en vragen te beantwoorden.
Dit stappenplan sluit aan op onze aanpak om een beeldbank op te zetten, waarin dezelfde keuzes in volgorde staan.
Waar let je op in het systeem dat de beheerder gebruikt?
Het systeem bepaalt hoeveel handwerk er overblijft. Een beheerder die elke rechtenvraag handmatig oplost, is voor de volgende maand aan het werk. Een systeem dat rechten per gebruiker of groep vastlegt, laat die tijd terugkomen.
Vraag een leverancier daarom concreet naar vier dingen: rechten per gebruiker of groep, tags en zoeken, toestemming gekoppeld aan het beeld, en statistieken over gebruik. Controleer ook of een externe partij bestanden kan ophalen zonder dat jij elke keer iets hoeft te doen. Op de pagina met functionaliteiten van Cocoon en bij onze modules zie je wat wij daarvan standaard bieden en wat je los toevoegt. Wie het breder wil bekijken, vindt de basis op de pagina over Digital Asset Management software van Cocoon.
Tot slot
De rol van digital asset manager is er al. Vaak ligt hij bij de collega die als eerste weet waar iets staat en daar nooit officieel voor is aangewezen. Maak die rol zichtbaar, geef hem mandaat en een vast moment, en kijk daarna pas of er een eigen functie bij hoort.
Wil je zien hoe dat werkt met een beheerder die er niet fulltime voor vrijgemaakt is? Vraag een gratis demo aan bij Cocoon en bekijk het in jouw situatie.