Samenvatting
Een communicatieteam organiseert foto's door eerst te bepalen welke foto's blijven, ze dan een vaste naam en een paar zoekwoorden te geven en pas daarna een map in te richten. Mappen helpen alleen als je al weet waar een foto staat. Zoekwoorden en vaste afspraken vinden de rest.
TL;DR
- Gooi eerst weg, ordenen komt daarna: bewaar per gelegenheid een selectie, geen complete geheugenkaart.
- Gebruik maximaal twee mapniveaus en laat zoekwoorden het echte werk doen.
- Leg bij elke foto vijf velden vast, van onderwerp tot rechten.
- Een gedeelde map volstaat voor een klein team. Zodra meerdere afdelingen en externen zoeken, loopt die vast.
Je zoekt een foto van de opening van het wijkcentrum voor de nieuwsbrief van morgen. Op de gedeelde schijf staan een map Foto's 2023, een map Foto's nieuw, een map Opening definitief en nog een map Opening definitief (kopie). De foto zit in geen van de vier, of in alle vier tegelijk. Na twintig minuten pak je maar weer de eerste de beste.
Dit gebeurt bij vrijwel elk communicatieteam dat een paar jaar fotografeert. De foto's zijn niet slecht, de afspraken ontbreken. Foto's organiseren draait minder om het bouwen van mappen en meer om drie keuzes: wat je bewaart, hoe je het noemt en waarop je zoekt.
Hieronder lees je hoe je die keuzes maakt, hoe je een bestaand archief aanpakt zonder er maanden aan kwijt te zijn en wanneer een gedeelde map niet meer volstaat.
Waarom werkt het ordenen van foto's met alleen mappen niet?
Omdat een map maar één vraag beantwoordt: waar hoort deze foto? Wie zoekt, stelt meestal een andere vraag. Wie staat erop, wat gebeurde er, mag ik hem gebruiken? Onze stelling: een mappenstructuur is hooguit de helft van een ordening, en de lastigste helft.
Neem een foto van de directeur bij de opening van het wijkcentrum. Hij hoort in de map van het evenement, maar ook in de map voor het jaarverslag en in de map met portretten. Kopieer je hem, dan heb je drie versies waarvan er na een half jaar één is bijgewerkt. Zet je hem op één plek, dan mis je hem in twee zoektochten.
Daarom raden wij twee regels aan. Gebruik maximaal twee mapniveaus, bijvoorbeeld jaar en gelegenheid. Laat al het andere over aan zoekwoorden die je aan de foto zelf hangt. Dat is een aanbeveling en geen norm: in een team van twee mensen die elkaar goed kennen, werkt een diepere structuur ook.
Welke foto's bewaar je, en welke ruim je op?
Bewaar per gelegenheid een selectie, niet alles wat de camera maakte. Na een evenement met vierhonderd opnames heb je er meestal tien tot twintig nodig. De rest is bijna dubbel, onscherp of toont iemand met gesloten ogen.
Een bruikbare toets: zou je deze foto over een jaar nog in een nieuwsbrief, op de site of in een presentatie zetten? Zo nee, dan kan hij weg. Zo ja, dan krijgt hij een naam en zoekwoorden. Moet je de volledige reeks bewaren omdat de fotograaf of een contract dat vraagt, zet die dan apart en ongeordend weg, en laat de selectie in de gewone map staan.
Weggooien voelt riskant, maar elke foto die je nooit gebruikt maakt de foto's die je wel gebruikt moeilijker te vinden. Staan er herkenbare mensen op, dan heb je met minder foto's ook minder om bij te houden als iemand zijn toestemming intrekt.
Welke gegevens leg je bij elke foto vast?
Vijf velden zijn genoeg: onderwerp, plaats, datum, bron en rechten. Wat je erin zet, bepaalt wat je later kunt vinden. De voorbeelden in de tabel laten zien welk soort invulling je zoekt. Je eigen woorden bepaal je zelf.
VeldVraag die je beantwoordtVoorbeeldOnderwerpWat gebeurt er op de foto?Opening wijkcentrum, ontvangst gastenPlaatsWaar is hij genomen?Wijkcentrum, hoofdingangDatumWanneer is hij genomen?September 2026BronWie heeft hem gemaakt?Eigen fotograaf, collega of partnerRechtenMag ik hem gebruiken, en waarvoor?Toestemming vastgelegd, alleen intern of vrij voor pers
Zet datum en onderwerp ook in de bestandsnaam, bijvoorbeeld 2026_09_opening_wijkcentrum_014. Zo blijft de foto herkenbaar als hij op iemands bureaublad of in een mailbijlage belandt, buiten alle systemen om.
Rechten is het veld dat het vaakst ontbreekt, terwijl je het als eerste nodig hebt zodra een foto buiten je team wordt gebruikt. Wil je ook afspreken hoe nieuwe foto's eruit moeten zien? Lees dan ons artikel over beeldstijl vastleggen. Dit artikel gaat over de foto's die er al zijn.
Hoe pak je een bestaand fotoarchief aan zonder er maanden aan kwijt te zijn?
Begin bij de laatste twaalf maanden en werk terug zolang het loont. Die foto's gebruik je het vaakst, dus elk uur dat je erin steekt levert direct iets op. Het archief van vijf jaar geleden kan wachten tot er een reden is om erin te zoeken.
- Maak een reservekopie van de huidige rommel en werk in een nieuwe, lege map.
- Loop de foto's van het afgelopen jaar langs en houd per gelegenheid een selectie over.
- Hernoem wat overblijft volgens een vast patroon van datum, onderwerp en nummer.
- Vul de vijf velden in, in elk geval onderwerp en rechten.
- Spreek af wie nieuwe foto's na een evenement binnen een week op dezelfde manier verwerkt, en wie dat controleert.
De laatste stap bepaalt of de orde blijft. Een opruimdag haalt je één keer uit de brand. Een afspraak over verwerken binnen een week voorkomt dat je volgend jaar opnieuw begint. Wie een heel systeem wil inrichten, vindt de volgorde in ons artikel over een beeldbank opzetten.
Wanneer is een gedeelde map niet genoeg meer?
Een gedeelde map volstaat zolang een paar vaste collega's foto's toevoegen en iedereen de afspraken kent. Voor zo'n team is een map goedkoper, sneller en eenvoudiger dan welk systeem ook. De grens ligt waar meerdere afdelingen en externe partijen gaan zoeken.
SituatieGedeelde mapBeeldbank of DAM-softwareEen paar vaste collega's voegen toeWerkt primaMeestal niet nodigZoeken op onderwerp, persoon of rechtAlleen via de bestandsnaamVia zoekwoorden en filtersPartners of pers laten meekijkenEen link naar de hele map of foto's mailenEen selectie delen met toegang per groepToestemming bij de foto bewarenIn een apart documentBij de foto zelf
Zet voor je een systeem kiest vier dingen op een rij: hoeveel foto's je ongeveer hebt, hoeveel afdelingen en externen erin zoeken, welke velden verplicht zijn en wie het beheer doet. Met die antwoorden kun je een aanbieder gericht vragen wat hij daarvoor biedt. Bij Cocoon geef je foto's zoekwoorden en groepeer je ze in sets. Wat de Digital Asset Management (DAM) software van Cocoon verder kan, lees je op de pagina met Cocoon functionaliteiten.
Tot slot
Je team vindt een foto terug als je weinig bewaart, elke foto dezelfde vijf velden geeft en iemand de verwerking na een evenement bewaakt. De map is daarbij het minst belangrijke onderdeel.
Wil je zien hoe dat eruitziet met je eigen foto's? Vraag een gratis proefaccount aan, dan laten we het zien.