Samenvatting

Sets en Tags zijn twee verschillende, elkaar aanvullende manieren om bestanden in Cocoon te ordenen. Een Set is een album waarin je bestanden globaal groepeert en waaraan je gebruikersrechten koppelt. Een Tag is een specifiek label waarmee je binnen of buiten een Set snel het juiste bestand terugvindt. Door de twee samen te gebruiken, blijft ook een grote hoeveelheid bestanden overzichtelijk.

TL;DR

• Sets ordenen bestanden globaal en bepalen wie toegang heeft; Tags maken bestanden specifiek doorzoekbaar.
• HHNK gebruikt Tags om binnen een paar klikken de juiste beelden te vinden voor persberichten.
• Bestanden door elkaar getagd? Een vast stappenplan lost dit binnen enkele minuten op.
• Gebruik Sets voor toegangsbeheer en Tags voor snel terugvinden, niet andersom.

Sets: globaal ordenen én rechten toewijzen

Een Set is een soort album waaraan je één of meerdere bestanden toevoegt. Sets zijn geschikt om bestanden globaal te ordenen, bijvoorbeeld een Set met huisstijldocumenten en een aparte Set met materiaal van leveranciers. Via Set beheer voeg je eenvoudig nieuwe Sets toe of pas je bestaande Sets aan.

Cocoon biedt de mogelijkheid om Sets toe te wijzen aan één of meerdere gebruikers. Gebruikers krijgen zo alleen toegang tot de Sets die voor hen relevant zijn, waardoor kostbaar materiaal niet bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Tags: specifiek en direct doorzoekbaar

Een Tag is een label dat je aan een bestand toevoegt, en waarvan een bestand er meerdere kan hebben. Tags komen vooral van pas bij de zoekfunctie. Voeg bijvoorbeeld aan bestanden in de Set "Huisstijl" de Tag "2026" toe: wie op die tag zoekt, ziet direct de nieuwste huisstijldocumentatie, zonder de hele Set te hoeven doorbladeren. Tags werken dus specifieker dan Sets.

In de praktijk: HHNK en de pers

Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier gebruikt precies dit principe om snel te reageren op persvragen en educatieve content samen te stellen.

"Door het gebruik van tags kunnen we snel een set samenstellen van onderwerpen of objecten die we voor een persbericht of educatief doeleind nodig hebben. Onze foto's zijn snel en overzichtelijk terug te vinden en we weten precies wat we gedeeld hebben met wie."

Team Communicatie
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier

Het inrichten van tags kost eenmalig tijd, zeker bij een bestaand archief dat nog niet gerubriceerd is, maar levert daarna structureel tijdwinst op bij elk nieuw verzoek. Waar voorheen iemand fysiek door mappen moest bladeren of een collega moest appen met de vraag "heb jij dat beeld nog?", is het antwoord nu een kwestie van de juiste zoekterm intypen.

Combineren van meerdere Tags

De echte kracht van Tags zit in het combineren ervan. Zoek je een beeld dat zowel getagd is met "gemeente" als met "2026", dan toont de zoekfunctie alleen bestanden die aan beide voorwaarden voldoen. Dat is vooral waardevol zodra een archief groeit: bij een paar tientallen bestanden is bladeren nog te doen, bij duizenden bestanden is combineren van Tags vaak de enige praktische manier om snel te vinden wat je zoekt.

Wie mag Tags toevoegen?

Net als bij Sets is het verstandig om na te denken over wie Tags mag toevoegen of wijzigen. Geef je dit aan iedereen, dan ontstaat het risico dat er meerdere varianten van in principe dezelfde Tag ontstaan, bijvoorbeeld "gemeente", "Gemeente" en "gemeentes" naast elkaar. Eén beheerder die nieuwe Tags beoordeelt, of een vaste, vooraf afgesproken lijst met toegestane Tags, voorkomt deze wildgroei.

Help, ik heb Sets en Tags door elkaar gebruikt!

Geen paniek, dit is met een vast stappenplan snel op te lossen:

1. Selecteer de Set.
2. Selecteer alle bestanden uit die Set.
3. Voeg de gewenste Tag toe aan de geselecteerde bestanden.
4. Verwijder de overbodige Set via Set beheer.

Praktisch: zo bouw je een logische structuur op

• Begin met Sets op het hoogste niveau: afdeling, vestiging of type materiaal.
• Gebruik Tags voor alles wat verandert per bestand: jaartal, campagne, onderwerp of locatie.
• Wijs één beheerder aan die nieuwe Tags goedkeurt, zodat er geen wildgroei aan bijna-identieke labels ontstaat.
• Documenteer de gekozen Tags kort, zodat een nieuwe collega niet zelf hoeft te raden welke labels al bestaan.

Conclusie

Sets en Tags vullen elkaar aan: je ordent bestanden globaal via Sets, en labelt ze vervolgens specifiek via Tags. Sets ken je toe aan een gebruiker of team, Tags zorgen dat bestanden razendsnel terug te vinden zijn, ook wanneer meerdere labels tegelijk worden gecombineerd. Zo blijft je omgeving overzichtelijk, ook wanneer het archief blijft groeien en het aantal gebruikers toeneemt.

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt binnen jouw organisatie, met je eigen bestaande archief als uitgangspunt? Vraag een demo aan of bekijk de functionaliteiten van Cocoon.