Samenvatting

Een eigen brandportal is een centrale omgeving die je marketingteam zelf beheert, met een rollenmodel (beheerder, manager, gebruiker), een vaste structuur van Sets en tags, en vooraf ingestelde downloadformaten. Je richt hem in door eerst te bepalen wie welke rechten nodig heeft, daarna per vestiging of team een overzichtelijke Set op te zetten, en pas later uit te breiden met koppelingen zoals Single Sign On. Voor de meeste marketingteams is het Startpakket, met één beheerder, drie managers en vijftig gebruikersaccounts, ruim voldoende om mee te beginnen.

TL;DR

• Een eigen brandportal draait om drie rollen: beheerder, manager en gebruiker, elk met eigen rechten.
• Sets en tags bepalen de structuur; hoe helderder die vooraf staat, hoe minder zoekwerk later.
• Hampshire Hotels richtte per vestiging een eigen Set in, met één verantwoordelijke gebruiker per hotel en centrale controle vanuit het marketingteam.
• Het Startpakket (1 beheerder, 3 managers, 50 gebruikers) is voor de meeste teams al genoeg om te beginnen; uitbreiden kan later.

Veel marketingteams starten hun brandportal niet vanuit een plan, maar vanuit frustratie: een collega die de verkeerde productfoto in een offerte plakt, een oud logo dat weer opduikt in een presentatie, of een map die inmiddels twintig submappen diep is en niemand meer overzichtelijk vindt. Tegen de tijd dat een team hier iets aan wil doen, ligt het materiaal al verspreid over persoonlijke schijven, een gedeelde cloudmap en een eindeloze mailwisseling.

Een eigen brandportal lost dit niet op door simpelweg alles op één plek te zetten. Het verschil zit in wie welke rechten heeft binnen je eigen omgeving, en hoe die rechten meegroeien met je team. Dat is iets anders dan toegang regelen voor externe partijen: het gaat hier om de structuur die je eigen marketingteam, collega's op andere vestigingen en eventueel andere afdelingen dagelijks gebruiken.

In dit artikel lopen we door hoe je zo'n omgeving in de praktijk opzet: welke rollen je nodig hebt, hoe je de structuur inricht, en wat het je aan tijd en duidelijkheid oplevert zodra het eenmaal staat.

Welke rollen heeft je eigen marketingteam nodig?

Cocoon werkt met drie standaardrollen: beheerder, manager en gebruiker. Elke rol bepaalt niet alleen wat iemand mag zien, maar ook wat iemand mag toevoegen, wijzigen of verwijderen.

De beheerder heeft volledige controle en kan in de statistiekenmodule precies zien wie welk bestand gebruikt, downloadt of doorstuurt. Een manager mag bestanden bekijken, downloaden en uploaden, en krijgt vaak ook rechten om tags en Sets te beheren. Een gebruiker ten slotte ziet alleen de bestanden die voor die persoon relevant zijn, meestal gekoppeld aan een team, project of vestiging.

Voor de meeste marketingteams is dit voldoende differentiatie. Teams met meerdere vestigingen of merken kiezen er vaak voor om per vestiging een eigen manager aan te wijzen, zodat niet alles via één centraal persoon hoeft te lopen.

Hoe richt je de structuur in zodat mensen zelf hun weg vinden?

De basis van elke brandportal is de combinatie van Sets en tags. Een Set is een grove indeling, bijvoorbeeld per vestiging, merk of campagne, en een tag is een fijnmazig label waarmee je binnen die Set snel kunt filteren, zoals "winter 2026" of "productfoto". Het aantal tags is onbeperkt, en je stelt per gebruiker of groep in welke Sets zichtbaar zijn.

Hampshire Hotels gebruikt dit principe voor de eigen brandportal van de hotelgroep. Iedere vestiging heeft een eigen Set met sfeer, promotie en marketingmateriaal, en per hotel is één gebruiker verantwoordelijk voor het actueel houden daarvan. Zo behoudt het marketingteam overzicht over alle huisstijldocumenten, terwijl elke locatie toch snel bij het eigen materiaal kan.

"Geweldig handige tool Cocoon! Had ik 2 jaar eerder moeten ontdekken, dan had me dat veel tijd bespaart. Het doet precies wat het voor ons moet doen en daarnaast is Cocoon eenvoudig in gebruik. We zijn wekelijks druk met updaten en verder vullen van Cocoon, want hoe langer je ermee werkt hoe meer je gaat delen."

Sietske Boer
marketingcommunicatie Hampshire Hospitality

Bij Cocoon zien we vaker dat teams beginnen met een uitgebreide rechtenstructuur, terwijl de meeste winst juist zit in iets eenvoudigs: één Set per vestiging of team, met één duidelijk verantwoordelijke persoon daarbinnen. Pas als de praktijk daarom vraagt, breid je dat verder uit.

Wanneer is een eigen brandportal genoeg, en wanneer heb je meer nodig?

Voor de meeste marketingteams met één tot een handvol vestigingen is de standaardopzet van Cocoon, rollen plus Sets en tags, ruim voldoende. Een zwaarder governance systeem met uitgebreide goedkeuringsworkflows wordt pas relevant zodra het aantal intern en extern aanleverende partijen sterk groeit. Het overzicht hieronder laat het verschil zien.

Wat kost een eigen brandportal, en wat heb je nodig om te beginnen?

De meeste marketingteams kunnen zonder aparte projectfase beginnen. Je start met het Startpakket van Cocoon: één beheerder, drie managers en vijftig gebruikersaccounts, uitbreidbaar in stappen zodra je team groeit. Voor een marketingteam met een handvol vestigingen of merken is dat vaak al voldoende om alle relevante collega's een eigen plek te geven.

In de praktijk werkt het goed om te beginnen met één Set voor het eigen team, waarin je de belangrijkste huisstijldocumenten en actuele campagnebeelden verzamelt. Daarna wijs je per vestiging of afdeling een manager aan die verantwoordelijk is voor het actueel houden van die Set, zoals Hampshire Hotels dat per hotel doet. Pas als blijkt dat er behoefte is aan een goedkeurstap, bijvoorbeeld omdat meerdere mensen zelf materiaal aanleveren, schakel je die functionaliteit aan.

De rollen en de basisrechten vallen onder de reguliere Cocoon tarieven, zonder aparte opstartkosten. Uitbreidingen zoals Single Sign On zijn per maand bij te boeken zodra je omgeving daarom vraagt. Meer over de mogelijkheden voor rollen en rechten staat op de pagina functionaliteiten van Cocoon.

Tot slot

Een eigen brandportal is uiteindelijk niet meer dan een structuur die vastlegt wat eigenlijk al zou moeten gelden binnen een team: wie welk materiaal mag gebruiken, en wie dat actueel houdt. Voor de meeste marketingteams is dat geen zwaar project, maar een kwestie van rollen toewijzen en een paar Sets goed inrichten. Wat overblijft is minder zoektijd, en meer zekerheid dat iedereen met de juiste versie werkt, van het eigen team tot elke vestiging.

Benieuwd hoe een eigen brandportal voor jouw team eruit zou zien? Bekijk de Cocoon Merkportaal oplossing of vraag een demo aan.