Samenvatting

Content marketing succesvol maken met Digital Asset Management draait om vier stappen: doelen helder krijgen, de juiste software kiezen, privacy goed inrichten, en adoptie binnen de organisatie stimuleren. Zonder centraal beheer van mediabestanden gaat veel tijd verloren aan de operationele kant van content management, tijd die anders naar strategie en resultaat had kunnen gaan.

TL;DR

• Bepaal eerst welke doelen DAM-software moet ondersteunen, voordat je een systeem selecteert.
• Kies software op basis van wat je daadwerkelijk nodig hebt, niet op basis van de meeste functies.
• Privacy by design is geen bijzaak: gevoelige bedrijfsdata vraagt om aantoonbaar goede beveiliging.
• Adoptie lukt alleen als het systeem daadwerkelijk tijd bespaart voor de mensen die het dagelijks gebruiken.

Wat is DAM ook alweer?

Digital Asset Management (DAM) is het opslaan, beheren en delen van mediabestanden vanuit een centrale mediabibliotheek in de cloud. Voor media management software bestaan verschillende benamingen, zoals DAM, MAM, PIM en ECM. Omdat de naam verder geen invloed heeft op de functionaliteit, houden we het hier bij DAM.

Stap 1: definieer helder je doelen

Voordat je start met het optimaliseren van content management, is het belangrijk vooraf doelstellingen te bepalen. Onderzoek welke aspecten geoptimaliseerd kunnen worden met DAM software, en hoe die software bijdraagt aan het behalen van die doelen. Een effectief werkproces begint bij het in kaart brengen van bestaande werkprocessen en het maken van concrete afspraken: wie mag bestanden uploaden, en welke bestanden mogen extern gedeeld worden?

Grip op gebruik, merk en tijd

Grip op gebruik ontstaat door gebruikersrechten: bepaal welke collega's, regioteams of externe partners toegang krijgen tot welke bestanden. Grip op merkidentiteit ontstaat doordat logo's en huisstijldocumenten centraal beheerd worden, altijd toegankelijk en gemakkelijk te vinden. Waar een marketeer eerder zelf moest controleren of de huisstijl correct werd toegepast, wordt dit met een DAM-systeem een gedeelde verantwoordelijkheid, wat brandmanagement een stuk eenvoudiger maakt.

Grip op tijd, ten slotte, ontstaat doordat medewerkers via tags snel het juiste bestand vinden, 24 uur per dag beschikbaar vanaf elke locatie. Dat is precies waar HHNK gebruik van maakt.

"Door Cocoon zijn onze beelden en educatieve materialen centraal toegankelijk voor onze communicatie- en projectmedewerkers. Door het gebruik van tags kunnen we snel een set samenstellen van onderwerpen of objecten die we voor een persbericht of educatief doeleind nodig hebben. Het is even een klus om alle foto's uit de organisatie correct te rubriceren, maar daarna ontstaat alleen maar tijdwinst."

Team Communicatie
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier

Stap 2: kies de juiste software

Zodra de doelen helder zijn, kies je software die daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen ervan: één centrale locatie in de cloud waar bestanden vindbaar zijn en waar controleerbaar is wie welke bestanden gebruikt. Belangrijke vragen hierbij: welke bestanden wil je opslaan, wil je het systeem zelf hosten of laten hosten, en wat is het beschikbare budget?

Stap 3: privacy by design

Betrouwbare beveiliging van bestanden in de cloud is de afgelopen jaren alleen maar belangrijker geworden. Een goed beveiligde DAM-oplossing met aandacht voor dataprivacy en gebruikersbescherming is een randvoorwaarde, geen extra. Bestanden die gedeeld worden vanuit een DAM verlaten de cloudomgeving niet, maar worden gedeeld via beveiligde links met een verloopdatum, in tegenstelling tot een openbare oplossing als Dropbox of WeTransfer, waar vaak onduidelijk is waar bestanden precies staan opgeslagen.

Stap 4: stimuleer adoptie binnen de organisatie

De mogelijkheden van DAM-software gaan verder dan uploaden, beheren en delen vanuit één centrale locatie. Via koppelingen kunnen externe systemen automatisch van dezelfde content worden voorzien: de sliderfunctie op een website die alleen materiaal uit een specifieke set toont, een koppeling met het intranet, of met marketing automation software zodat collega's bij het opmaken van e-mails direct uit goedgekeurd materiaal kiezen in plaats van zelf een stockfoto te zoeken die niet bij de huisstijl past.

Adoptie lukt uiteindelijk alleen als het systeem voor gebruikers merkbaar tijd bespaart. Betrek daarom vanaf het begin de mensen die er dagelijks mee gaan werken, in plaats van een structuur van bovenaf op te leggen. Vraag hen actief om feedback op de opgezette structuur voordat deze breed wordt uitgerold: wat voor de beheerder logisch aanvoelt, is voor een gebruiker die er één keer per maand mee werkt niet automatisch net zo intuïtief.

Zo maak je de vier stappen concreet

Benieuwd hoe Cocoon jouw contentmarketing kan ondersteunen? Bekijk de Digital Asset Management software van Cocoon of vraag een vrijblijvende demo aan.