Samenvatting
Krijg je als communicatieteam van ICT te horen dat SharePoint volstaat, dan klopt dat soms. Voor een klein, intern beeldarchief werkt SharePoint prima. Een beeldbank loont zodra je beelden met externen deelt, toestemming per foto bewaakt en snel moet terugvinden wat je mag gebruiken. Zo leg je dat verschil uit aan ICT.
TL;DR
- SharePoint is een sterk platform voor documenten en intern samenwerken, en voor een klein beeldarchief vaak genoeg.
- De knelpunten zitten bij delen met externen, toestemming en gebruiksrechten per beeld, en zoeken op onderwerp.
- ICT kijkt naar beheerlast en veiligheid. Praat in die taal, en laat zien wat het communicatieteam zelf kan beheren.
- Een beeldbank hoeft SharePoint niet te vervangen. De twee kunnen naast elkaar bestaan.
Je weet precies waar het schuurt. Foto's staan op drie plekken, de persvraag van vanochtend kost je een halfuur zoeken en niemand weet of de portretfoto's van vorig jaar nog gebruikt mogen worden. Je stelt een beeldbank voor, en het antwoord van ICT komt snel: we hebben toch SharePoint?
Dat antwoord is niet dom en ook niet kwaadwillend. Voor ICT is SharePoint een systeem dat al is ingekocht, beveiligd en ingericht. Een tweede systeem betekent voor hen extra beheer, en dat is een serieus argument. Het gesprek loopt vast als jij over functies praat terwijl zij over beheerlast praten.
In dit artikel lees je wat SharePoint goed doet, waar een communicatieteam tegenaan loopt en hoe je het gesprek met ICT voorbereidt. We zijn daarbij eerlijk over de situaties waarin SharePoint gewoon genoeg is.
Wat kan SharePoint wel voor je beelden doen?
Meer dan veel communicatieteams denken. SharePoint is een algemeen platform voor documenten en teamwerk, en een bibliotheek met foto's is er prima in te beheren. Je maakt mappen en eigen kolommen aan, stelt rechten per team in en houdt versies bij. Werkt je organisatie al met Microsoft 365, dan zit SharePoint doorgaans al in het pakket en hoef je niets apart in te kopen.
Voor een team dat een overzichtelijk aantal foto's intern deelt, vaste bestandsnamen afspreekt en iemand heeft die structureel opruimt, is dat een verdedigbare keuze. Op één punt wint SharePoint van elke beeldbank: het ligt er al, en iedereen logt er al in.
Wij zouden daarom niet beginnen met de vraag of SharePoint het kan. Begin met de vraag wie er elke week met jouw beelden werkt, en wie ze moet kunnen vinden zonder dat jij erbij hoeft te zijn.
Beeldbank of SharePoint: waar loopt een communicatieteam tegenaan?
Meestal op drie momenten: als beelden de organisatie uit gaan, als je moet aantonen dat een foto gebruikt mag worden, en als iemand een beeld op onderwerp zoekt in plaats van op bestandsnaam. SharePoint kan een deel hiervan, maar je bouwt en onderhoudt het zelf. Een beeldbank levert het als vertrekpunt, omdat hij voor beeld is gemaakt. Het verschil zit dus in de mechanismen, niet in wat er theoretisch mogelijk is.
| Onderwerp | SharePoint | Beeldbank (DAM) |
|---|---|---|
| Waarvoor gebouwd | Documenten en teamwerk, alle soorten bestanden | Beelden en andere mediabestanden vinden, beheren en delen |
| Beelden delen met pers en partners | Externe toegang hangt af van het deelbeleid dat ICT instelt | Bedoeld om beelden gecontroleerd met externen te delen, bijvoorbeeld via een brand portal |
| Gebruiksrechten per foto | Mogelijk met extra kolommen die je zelf bouwt en bijhoudt | Gebruiksrechten bij het beeld vastleggen is een kernfunctie |
| Inrichting | Bibliotheken, kolommen en rechten bouw je zelf | Staat klaar voor beeldgebruik, je past het aan op je werkwijze |
| Wie beheert het | Doorgaans ICT of een SharePoint-beheerder | Functioneel beheer kan bij het communicatieteam liggen |
| Licentie | Vaak al aanwezig bij Microsoft 365 | Aparte aanschaf (hier wint SharePoint) |
Over het laatste punt eerlijk zijn we graag: een licentie die er al is, is moeilijk te verslaan. Wat een beeldbank kost, vraag je aan via onze tarievenpagina. Meer over het verschil tussen opslaan en echt grip hebben lees je in ons artikel over het verschil tussen opslag en grip bij een online beeldbank.
Waarom zegt ICT zo vaak: gebruik SharePoint maar?
Omdat een beeldbank er voor ICT uitziet als een gedeelde schijf met een ander logo. Dat is geen onwil. ICT ziet eenvoudig niet wat een communicatieteam dagelijks met beelden doet.
In Cocoons eigen marktonderzoek is dit een van de weinige verlieroorzaken die niets met functies of prijs te maken heeft. Bij grotere organisaties en overheden overruled ICT soms de softwarekeuze, als het communicatieteam zelf niet sterk genoeg staat. Het patroon is lastig te meten. Van de 207 leadtrajecten die in dat onderzoek zijn bekeken, noemt er één SharePoint expliciet als hobbel, en dat traject is alsnog gewonnen. We vermoeden dat het vaker speelt dan dat getal laat zien, omdat het niet systematisch wordt vastgelegd.
Ons advies: wacht niet tot ICT het als bezwaar inbrengt. Zoek vroeg uit wie er in jouw organisatie feitelijk meebeslist en betrek ICT bij de eerste stap. Leg ze geen functielijst voor, maar de vragen die voor hen tellen: waar staat de data, wie beheert het systeem en wat gebeurt er als iemand vertrekt?
Hoe bereid je het gesprek met ICT voor?
Neem cijfers en antwoorden mee, geen wensenlijst. Zo loop je de voorbereiding door:
- Schrijf op hoeveel beelden je beheert, waar ze nu staan en hoe vaak externen erom vragen. Een schatting is genoeg.
- Zet de eisen van het communicatieteam op een rij die SharePoint nu niet afdekt, zoals toestemming per foto en delen met de pers.
- Vraag ICT naar hun bezwaren: beheerlast, beveiliging, de plek waar data staat. Luister eerst, ga pas daarna over functies.
- Leg de veiligheidskant klaar. Denk aan een verwerkersovereenkomst volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), hosting in Nederlandse datacenters met ISO- en NEN-certificering en geen subverwerkers buiten de EU. AI-functies zoals auto-tagging zijn bij Cocoon een optionele module.
- Plan de screening in. Wordt de basis-verwerkersovereenkomst van Cocoon direct geaccepteerd, dan is dit binnen 1 tot 2 weken rond. Bij maatwerk duurt het 1 tot 2 maanden.
Zo krijgt ICT de zekerheid dat er niets onbeheerd buiten hun zicht gebeurt, en houdt het communicatieteam de regie over de beelden. Hoe je daarna begint, staat in ons stappenplan voor het opzetten van een beeldbank.
Kun je SharePoint en een beeldbank naast elkaar gebruiken?
Ja, en voor veel organisaties is dat de makkelijkste route. Documenten blijven in SharePoint, de beelden gaan naar een omgeving die daarvoor is gebouwd. ICT behoudt zijn platform en het communicatieteam krijgt zijn grip op beeld. Niemand hoeft iets op te geven.
Of een koppeling met jouw SharePoint-omgeving past, hangt af van wat je nodig hebt. Bekijk de pagina met integraties van Cocoon en leg je vraag voor in een demo. Meer over wat Digital Asset Management (DAM) software in het algemeen doet, vind je op onze productpagina.
Tot slot
SharePoint is geen tegenstander en een beeldbank is geen vervanging. Het gesprek met ICT gaat over beheer en risico, niet over wie er gelijk heeft. Begin daarom met je eigen cijfers over beelden, externen en toestemming. Daarmee leg je iets concreets op tafel.
Wil je zien hoe dat er met je eigen beelden uitziet? Vraag een gratis proefaccount voor Cocoon aan, of laat ICT meekijken in een demo.
Bronnen
- Microsoft Learn, SharePoint-documentatie: beschrijft zelf hoe bibliotheken, rechten en delen met externen in SharePoint werken, waarop onze beschrijving van SharePoint is gebaseerd.