Samenvatting

Marketingmateriaal veilig in de cloud beheren betekent: alles centraal opslaan, duidelijke toegangsrechten instellen, en werken met een leverancier die transparant is over beveiliging en kosten. Vijf praktische tips en een vergelijking tussen drie bekende DAM-aanbieders helpen om een weloverwogen keuze te maken.

TL;DR

• Digital Asset Management (ook wel online beeldbank) brengt marketingmateriaal centraal onder in de cloud, met controle over wie er toegang toe heeft.
• Vijf tips: centraliseer, regel toegang zorgvuldig, houd overzicht, maak afspraken, en kies een goed beveiligde oplossing.
• Bij het vergelijken van aanbieders wegen gebruiksgemak, implementatietijd en hostinglocatie het zwaarst.
• Let bij de uiteindelijke keuze goed op prijstransparantie: niet elke aanbieder communiceert kosten even helder vooraf.

De uitdaging: overal materiaal, nergens overzicht

Elk marketingteam krijgt te maken met verzoeken vanuit de organisatie, klanten en leveranciers om huisstijl-, beeld- of campagnemateriaal te delen. Bij een kleinere organisatie is dat al vervelend te overzien; bij een grotere organisatie kost het versnipperde materiaal al snel veel tijd. Waar staan de foto's van de laatste campagne? Is dit de meest recente presentatie? En hoe zorg je dat gevoelige documentatie niet in de verkeerde handen terechtkomt?

Digital asset management = marketing asset management

Digital asset management, ook wel media asset management, is het opslaan en beheren van mediabestanden in de cloud. In de volksmond wordt dit ook een 'online beeldbank' genoemd, een term die vooral in de omroepwereld en fotobranche gebruikt wordt, maar de toepassing is veel breder: het opslaan en delen van marketingmedia zoals foto's, video's en huisstijlmateriaal.

Waarom een digital asset management-systeem?

De kosten van een DAM-systeem wegen doorgaans op tegen de tijd die collega's kwijt zijn aan zoeken en delen. Sectoren als onderwijs, overheid en de financiële of zorgsector hebben vaak extra baat bij een goed beveiligde omgeving, omdat zij aan strengere veiligheidseisen moeten voldoen. Andere praktische voordelen:

• Via een SaaS-oplossing zijn bestanden gewoon via een website bereikbaar, ook vanuit thuiswerk.
• Interne én externe gebruikers, zoals klanten of leveranciers, krijgen gericht toegang tot specifieke mappen.
• Bij een Nederlandse aanbieder staat media doorgaans op Nederlandse servers, in gecertificeerde datacentra.
• Een automatische back-up van bestanden voorkomt dat materiaal na een fout definitief verloren gaat.
• Zonder eigen ICT-afdeling is een webbased DAM-systeem eenvoudiger te onderhouden dan losse software.
• De meeste systemen leveren bestanden direct in verschillende formaten aan, zodat je niet zelf hoeft te converteren voor elk kanaal.

Vijf tips om je marketingmateriaal veilig te beheren

Tip 1: centraliseer

Zorg dat bestanden die door de hele organisatie gebruikt worden, centraal staan opgeslagen met goede zoekfilters. Wanneer materiaal verspreid staat over meerdere cloudoplossingen, kost het zoeken naar de juiste map op de juiste server onnodig veel tijd.

Tip 2: regel toegang zorgvuldig

Bepaal per map wie welke toegang heeft: mag iemand alleen bekijken, of ook wijzigen en toevoegen? Dit voorkomt problemen achteraf, zowel intern als bij externe partijen.

Tip 3: houd overzicht

De bruikbaarheid van een DAM-systeem staat of valt met het overzicht dat je creëert. Houd de structuur eenvoudig en logisch, en vraag collega's vooraf of ze deze begrijpen. Wijs daarnaast iemand aan die de structuur periodiek bewaakt, want zonder eigenaarschap verwateren mappenstructuren snel.

Tip 4: maak afspraken

Spreek af welke bestanden geüpload mogen worden, met wie ze gedeeld mogen worden, en of voor bepaalde bestanden eerst goedkeuring nodig is.

Tip 5: beveiliging

Kies een DAM-oplossing die aantoonbaar goed beveiligd is. Veel aanbieders zorgen dat marketingmateriaal op Nederlandse servers staat, wat vaak een vereiste is bij gevoelige data.

Welk digital asset management-systeem moet ik kiezen?

De eerste vraag is wat je met het systeem wilt bereiken: welke bestanden wil je opslaan, wil je het zelf hosten of laten hosten, en wat is het beschikbare budget voor implementatie en jaarlijks gebruik? Onderstaande vergelijking zet drie bekende aanbieders naast elkaar.

Aanbieder	Herkomst & hosting	Kenmerk
Cocoon	Nederlands, sinds 2005 actief (voorheen Online Beeldbank), Nederlandse servers	Eenvoudig te implementeren zonder ICT-afdeling, persoonlijke ondersteuning
Bynder	Nederlands, internationaal actief, webbased SaaS	Gebruiksvriendelijk, maar integratie met externe applicaties vraagt vaak extra werk
Webdam	Amerikaans, samenwerking met Shutterstock	Zeer uitgebreide functionaliteit, wat de leercurve voor kleinere teams kan verhogen

Digital asset management, iets voor jouw marketingmateriaal?

Voor een kleine organisatie zonder eigen marketingafdeling is een uitgebreid cloud-systeem al snel overdreven. Heeft je organisatie wél een marketingafdeling en zoek je een oplossing waarin materiaal veilig is opgeslagen en alleen toegankelijk voor wie daar recht toe heeft, dan is een DAM-systeem al snel onmisbaar, juist omdat de kosten van niet-centraal werken zelden op een factuur staan, maar wel dagelijks tijd kosten.

Let bij de vergelijking goed op prijstransparantie: niet elke aanbieder communiceert de totale kosten, inrichtingskosten of opslaglimieten even duidelijk vooraf. Vraag hier expliciet naar voordat je een contract aangaat, en houd ook rekening met de looptijd van het contract en eventuele kosten voor extra modules of gebruikers naarmate je organisatie groeit.

Benieuwd wat Cocoon voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de actuele tarieven van Cocoon of vraag een demo aan.